PRIVACY BELEID | Admiraliteit 12, "Neerlands Midden"

VERENIGING INTERREGIONALE ADMIRALITEIT 12 ‘NEERLANDS MIDDEN’
Vereniging Interregionale Admiraliteit 12 ‘Neerlands Midden’ verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy beleid geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door vereniging Interregionale Admiraliteit 12 ‘Neerlands Midden’. Heb je na het lezen van dit beleid nog vragen, stuur ze dan naar info@admiraliteit12.nl onder vermelding van ‘persoonsgegevens’.

Verwerkingsverantwoordelijke:
De verwerkingsverantwoordelijke is de vereniging Interregionale Admiraliteit 12 ‘Neerlandse Midden’ hierna genoemd Admiraliteit 12. Dit is een vrijwilligersorganisatie met als doel jeugdleden van scouting in Admiraliteit 12 veilig te kunnen laten varen en spelen op en rond het water.

Contactgegevens verwerkingverantwoordelijke:

Naam	Vereniging Interregionale Admiraliteit 12 ‘Neerlandse Midden’
Straat + huisnnummer	Verlengde Hoogravenseweg 150A
Postcode	3525 BL
Stad	Utrecht
Land	Nederland
Email	info@admiraliteit12.nl
Ondernemingsnummer	94864241
Juridische rechtsvorm	Vereniging

De verwerkinsgverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de volgende personen die namens de Admiraliteit persoonsgegevens kunnen verzamelen: bestuursleden van Admiraliteit 12, leden van de NAC, TAC, DAC en sleepcommissie, kampleiders van Pinksterkamp en leden van de Pinksterkamp sub-teams en personen die een activiteiten onder de verantwoordelijkheid van de Admiraliteit uitvoeren. Deze personen worden verder ‘wij/we/ontvanger’ genoemd.

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, geboortedatum. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je voornaam samen met je geboortedatum. Gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras, worden in bepaalde gevallen ook verzameld. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.

Wettelijke basis voor het verwerken van persoonsgegevens
De wet Algemene Verordening Gegevens (AVG) beschrijft een aantal wettelijke gronden voor het verwerken van persoonsgegevens. Voor alle gegevens die wij verwerken beroepen wij ons op één van deze gronden, waaronder:

Toestemming
In bepaalde situaties mogen we jouw gegevens verwerken als je ons daar toestemming voor geeft.

Bijvoorbeeld:
Het publiceren van beeldmateriaal zoals foto’s en video’s op onze website of sociale media.

Uitvoering van een overeenkomst
In bepaalde situaties hebben wij persoonsgegevens nodig om te kunnen voldoen aan een contractuele overeenkomst.

Bijvoorbeeld
Als je mee wilt helpen als vrijwilliger bij één van onze activiteiten hebben wij jouw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en geboorteplaats nodig om je in te kunnen schrijven als vrijwilliger van onze admiraliteit en als lid van Scouting Nederland (de overkoepelende organisatie voor alle scoutingverenigingen in Nederland).

Wettelijke verplichting
Als de wet het ons verplicht om jouw persoonsgegevens te verwerken.

Bijvoorbeeld
Wanneer de persoonsgegevens die wij verwerken een criminele activiteit aantonen, bijvoorbeeld fraude of diefstal.

Vitale belangen
Het kan voorkomen dat de verwerking van persoonsgegevens nodig is om de vitale belangen van de betrokkene of een ander natuurlijke persoon te beschermen.

Bijvoorbeeld
Als een vrijwilliger in levensgevaar is, mogen wij van belang zijnde gezondheidsgegevens delen met bijvoorbeeld medisch personeel zonder dat het lid daar uitdrukkelijk toestemming voor gegeven heeft.

Gerechtvaardigde belangen
In bepaalde situaties verwerken wij persoonsgegevens wanneer het noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang of het gerechtvaardigd belang van een derde om deze persoonsgegevens te verwerken. Het gaat hierbij om situaties waarvan in alle redelijkheid verwacht mag worden dat deze nodig zijn om onze organisatie draaiende te houden, die geen impact hebben op jouw grondrechten of fundamentele vrijheden.

Bijvoorbeeld
Wanneer wij jouw persoonsgegevens gebruiken om je te informeren over activiteiten die wij organiseren.

Welke persoonsgegevens worden door de Admiraliteit verzameld?
Het gaat om

Naam-adres-woon (NAW) gegevens
Mailadres
Telefoonnummer
Geboortedatum
Lidnummer van Scouting Nederland
Eventuele gezondheidsgegevens (bijvoorbeeld allergieën, diëten)
Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
Beeldmateriaal

Wanneer verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verzamelen je persoonsgegevens op verschillende momenten:

Wanneer je contact met ons opneemt;
Wanneer je je bij ons inschrijft;
Wanneer je zelf, zonder dat wij het vragen, gegevens aan ons aanlevert;
Wanneer je formulieren van ons invult, bijvoorbeeld een gezondheidsformulier;
Wanneer je een VOG bij ons aanlevert;
Wanneer je geld naar ons overmaakt;
Wanneer je deelneemt aan activiteiten van ons;
Wanneer je een derde toestemming geeft om gegevens met ons te delen;
Wanneer een derde vanuit een wettelijke verplichting gegevens met ons deelt;
Wanneer een derde vanuit een gerechtvaardigd belang gegevens met ons deelt;
Wanneer je met ons een overeenkomst aangaat;

Doordat jouw gegevens in het ledenadministratiesysteem van Scouting Nederland (Scouting Online (SOL)) verwerkt worden en wij daar toegang toe hebben omdat je deelneemt aan een activiteit van ons, verzamelen we ook gegevens van jou. Inzage in de gegevens die uit SOL komen, heb je door zelf in te loggen in SOL met je Mijn Scouting-account. Je kunt dan alle gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschap of relatie met Scouting, terugvinden en bewerken. De richtlijnen voor inzage, wijziging en bewaren van persoonsgegevens in SOL is te vinden op: https://www.scouting.nl onder privacy.

Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens?
We gebruiken jouw persoonsgegevens voor drie doeleinden:

De bedrijfsvoering van de Admiraliteit,
De organisatie van: activiteiten, trainingen, technische keuring en diverse overlegmomenten zoals de vlootraden.
Om een sfeerimpressie te geven van onze activiteiten en kampen maken wij foto’s en video’s, oftewel beeldmateriaal. Dit beeldmateriaal verwerken we als we jouw toestemming hebben op diverse manieren. Op de sociale media van Admiraliteit 12, op de website van de Admiraliteit 12, bij presentaties, en in de archieven van Admiraliteit 12.

Met jouw persoonsgegevens kunnen we

Communiceren over activiteiten (aankondiging, uitnodiging, verslaglegging, promotie).

Communiceren over training en aanbod van ondersteuning zoals de technische keuring.
ervoor zorgen dat er rekening gehouden kan worden met specifieke wensen tijdens een activiteit (denk daarbij aan dieetwensen, of allergiën, regelen van bepaalde logistieke voorzieningen zoals bijvoorbeeld plek voor een camper op een kampeerterrein)
presentielijsten bijhouden
deelnemerslijsten bijhouden
(financiële) administratie uitvoeren
uitslagen, jaarverslagen en promotiemateriaal publiceren
in contact kunnen komen/zijn met bedrijven of organisaties bijv. leveranciers van Pinksterkamp
Archiveren in algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.
Een sfeerimpressie geven

Bewaren van persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard, op papier bij de ontvanger of digitaal op de afgeschermde Cloud omgeving van Admiraliteit 12 welke afgeschermd is met een persoonlijk wachtwoord. In aanvulling, SOL is ook afgeschermd met een persoonlijk wachtwoord.

Hoe lang we jouw gegevens bewaren is afhankelijk van het doel waarvoor we de gegevens verzameld hebben. We zullen jouw gegevens zonder jouw toestemming niet langer bewaren dan noodzakelijk of gerechtvaardigd is ten aanzien van het doeleinde waarvoor we deze verzameld hebben.

Gegevens waarvoor je ons toestemming hebt gegeven om deze te verwerken, zullen wij bewaren tot je de toestemming intrekt.

Wij hebben naar onze mening voldoende beveiligingsmaatregelen ingesteld om de persoonsgegevens die wij verwerken te beschermen. We hebben echter geen controle over wat er gebeurt tussen jouw apparaten (mobiele telefoon, laptop, etc.) en andere methodes die je gebruikt om ons van informatie te voorzien (bijv. persoonlijke afgifte, post, etc.) en de grens van onze eigen informatie infrastructuur. Je moet je dan ook bewust zijn van alle informatierisico’s die er zijn met betrekking tot je eigen persoonsgegevens en moet de nodige stappen ondernemen om deze gegevens te beschermen. Wij aanvaarden geen verantwoordelijkheid voor datalekken die buiten onze controlemogelijkheden plaatsvinden.

Wie kan er bij jouw persoonsgegevens?
Alle personen die onder de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke vallen: bestuursleden van Admiraliteit 12, leden van de NAC, TAC, DAC en sleepcommissie, kampleiders van Pinksterkamp en leden van de Pinksterkamp sub-teams en personen die een activiteiten onder de verantwoordelijkheid van de Admiraliteit uitvoeren.

Met wie delen we jouw persoonsgegevens?
Wij delen jouw persoonsgegevens in een aantal gevallen met vertrouwde derden.

Wij delen mogelijk een aantal van jouw persoonsgegevens (bijvoorbeeld je naam en adres) met Scouting Nederland. Wij registreren de gegevens van vrijwilligers bij Scouting Nederland in de Scouts Online administratie applicatie. Zo kunnen we het verplichte ‘Verklaring Omtrent Gedrag’ (VOG) aanvragen en communiceren met alle vrijwilligers vanuit de SOL applicatie.

Het kan voorkomen dat we jouw gezondheidsgegevens moeten delen met artsen als daar een medische noodzaak voor is, bijvoorbeeld omdat je zelf niet meer in staat bent om toestemming te geven voor het delen van deze gegevens. In andere gevallen delen wij deze gegevens alleen op basis van de toestemming die je ons verleend hebt.

Wij delen de contactgegevens (naam, telefoonnummer, e-mailadres) van personen die een vrijwilligersfunctie binnen onze vereniging bekleden met personen waarvan zij vanuit hun functie redelijkerwijs mogen verwachten dat deze personen contact met hun kunnen zoeken. Bijvoorbeeld de voorzitter van één van de 12 scoutinggroepen die informatie wil hebben over een activiteit, zoals een zeilkamp of in contact wil komen met de TAC voor het maken van een afspraak voor de technische keuring.

We delen nooit meer dan wij noodzakelijk achten.

Waar worden jouw persoonsgegevens mogelijk verwerkt?
Gegevens verwerken wij op verschillende locaties. Een deel van de gegevens verwerken bij binnen de EU. Denk hierbij aan gegevens die wij in SOL zetten en de gegevens die wij op papier bewaren. Wij maken ook gebruik van Cloud Service Providers en sociale media, deze services worden altijd gehost door bedrijven die of binnen de EU gesitueerd zijn, dan wel deelnemen aan het EU – U.S. Privacy Shield Framework.

Welke rechten heb je?
Voor persoonsgegevens die wij je direct gevraagd hebben, kun je je rechten uitoefenen door de aanvrager direct te benaderen, of het contactadres te gebruiken wat je na je inschrijving hebt of door te mailen naar info@admiraliteit12.nl onder vermelding van ‘persoonsgegevens’. Voor gegevens in SOL geldt dat je deze zelf kunt wijzigen door in te loggen met je Mijn Scouting-account. Het is ook voor ons prettig als je de gegevens in SOL up-to-date houdt. Welke rechten je exact hebt staat hieronder beschreven.

Recht op informatie
Als verwerkingsverantwoordelijke zijn we verplicht om duidelijke en transparante informatie te verstrekken over onze gegevensverwerkingsactiviteiten. Deze informatie verstrekken we middels deze privacyverklaring en hieraan gerelateerde informatie die we je kunnen toesturen.

Recht op inzage
Je kunt bij ons een kopie opvragen van alle persoonsgegevens die wij verwerken zonder dat hier kosten aan verbonden zijn. Zodra wij jouw identiteit, of wanneer relevant, de autoriteit van een derde aanvrager geverifieerd hebben zullen we je voorzien van de volgende informatie:

De verwerkingsdoeleinden;
De betrokken categorieën van persoonsgegevens;
De ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt of verstrekt zullen worden;
De (verwachte) bewaartermijn van de persoonsgegevens, of de criteria waarmee het bewaartermijn wordt vastgesteld indien het niet mogelijk is een exacte termijn vast te stellen;
In het geval we persoonsgegevens van een derde hebben ontvangen, van wie wij deze gegevens ontvangen hebben.

Recht op rectificatie
Wanneer je denkt dat wij incorrecte of incomplete persoonsgegevens van je verwerken heb je het recht om deze persoonsgegevens te laten rectificeren of compleet te maken. Je kunt dit recht gebruiken in combinatie met het recht op beperking van verwerking om er zeker van te zijn dat wij geen incorrecte of incomplete persoonsgegevens van je verwerken.

Recht op gegevenswissen (“vergetelheid”)
Je hebt het recht op wissen van je persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging wanneer:

De persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij deze verzameld hebben of anderszins hebben verwerkt;
Je trekt de toestemming in waarop de verwerking van de persoonsgegevens berust;
Je bezwaar maakt tegen de verwerking en er is geen prevalerende wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang op basis waarvan wij de gegevens mogen verwerken;
De persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
De persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een in het Unierecht of het lid statelijke recht neergelegde wettelijke verplichting waaraan wij moeten voldoen.

Recht op beperking van verwerking
Je kunt ons vragen om het verwerken van jouw gegevens te beperken. We zullen jouw gegevens nog steeds opslaan, maar niet verder verwerken zonder jouw toestemming. Je kunt het recht op beperking van verwerking uitoefenen in de volgende gevallen:

Je betwist de juistheid van de persoonsgegevens;
Het verwerken van de persoonsgegevens is onwettig, maar je hebt je verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens;
Wij hebben de gegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar jij hebt de gegevens nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
Je hebt bezwaar gemaakt tegen verwerking van jouw gegevens en daarmee de verwerking van de gegevens beperkt, in afwachting van het antwoord op de vraag of onze gerechtvaardigde gronden om de gegevens te verwerken zwaarder wegen dan jouw gerechtvaardigde gronden om die gegevens niet te verwerken.

Indien de beperking wordt opgeheven dan zullen we je hier, voordat dit gebeurt, van op de hoogte stellen.

Recht op bezwaar tegen verwerking

Je kunt bezwaar maken tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens indien het verwerken van deze gegevens gebaseerd is op onze gerechtvaardigde belangen om de gegevens te verwerken. Wij zullen de verwerking van jouw persoonsgegevens staken tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking hebben die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Je kunt bij ons aanvragen om je persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen, en je hebt het recht die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen, zonder daarbij door ons te worden gehinderd, indien:

De verwerking berust op toestemming;
De verwerking berust op een overeenkomst;
De verwerking via geautomatiseerde procedés is verricht;

Weigering
In uitzonderlijke omstandigheden mogen wij jouw verzoeken weigeren, indien wij dit doen zullen wij je van een uitleg voorzien. Wanneer een verzoek buitensporig of ongegrond is hebben wij het recht om het verzoek te weigeren of een redelijke vergoeding aan te rekenen in het licht van de administratieve kosten waarmee het verstrekken van de gevraagde informatie of communicatie en het treffen van de gevraagde maatregelen gepaard gaan.

Intrekken toestemming
Toestemming mag ten alle tijden worden ingetrokken. Dit doe je door te mailen naar info@admiraliteit12.nl onder vermelding van ‘persoonsgegevens’. Het intrekken van jouw toestemming doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerkingsactiviteiten omtrent jouw persoonsgegevens op basis van de toestemming vóór dat deze werd ingetrokken.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten met betrekking hoe wij met jouw gegevens omgaat kun je contact opnemen met het bestuur van de Admiraliteit door te mailen naar info@admiraliteit12.nl onder vermelding van ‘persoonsgegevens’. Zij zorgen ervoor dat de verantwoordelijke persoon contact met je opneemt om te bespreken wat er moet gebeuren en daarop de juiste actie onderneemt. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (de Autoriteit Persoonsgegevens)

Contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens
Indien je van mening bent dat wij jouw persoonsgegevens niet correct hebben verwerkt, of je bent het niet eens met ons antwoord op de verzoeken die je ingediend hebt met betrekking tot het door ons verwerken van jouw persoonsgegevens, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je kunt de Autoriteit Persoonsgegevens voor vragen telefonisch bereiken middels: 088 – 1805 250

Een klacht indienen?

Ga naar de website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/privacyklacht-indienen Of door een brief te sturen naar Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ in Den Haag

Vermeld dan altijd in je brief:

Over welke persoonsgegevens het gaat
Over welke organisatie het gaat
Of je al contact hebt gehad met die organisatie
Hoe de organisatie reageerde op je klacht
Of (het negatieve gevolg van) de verwerking nog plaatsvindt
Wat je met de klacht wilt bereiken
Je naam, adres en telefoonnummer

Wijziging privacy verklaring
Indien wij onze privacy verklaring wijzigen en het doel waarmee we jouw persoonsgegevens verwerken verandert, zullen we dit kenbaar maken via de website van de Admiraliteit en op Social media.

Versie 22mrt2025